Esta es la sexta entrega de la serie de las nuevas características para Business Intelligence en Excel 2010. Lo que nos toca hoy es escribir acerca de los Sparklines, una excelente nueva característica que incluye Excel 2010 para darnos mayores y poderosas capacidades para reflejar información gráfica e histórica que sirva como una referencia rápida a una información principal que se esté revisando.
El concepto ode los Sparklines no es inventado por Microsoft, sino fue propuesto por Edward Tufte para “pequeños gráficos de alta resolución, incrustados en un contexto de palabras, números o imágines.” Además Tufte define a los sparklines como “intensos de datos, diseño simple, gráficos del tamaño del texto”. Más detalles en Wikipedia (en inglés). Los sparklines también existen y han existido como Add-Ins de terceros como el de XLCubed pero en este caso, ya podremos disfrutarlos desde el mismo Excel.
La limitación actual en el Technology Preview de Julio, es que no son parte de los Pivot Tables y por tanto no se sincronizan automáticamente con los datos que estemos mostrando en dicho Pivot Table. No he encontrado alguna fuente que indique para para la versión final de Excel 2010 los Pivot Tables soporten esta integración de manera automática (crucen los dedos). Bueno, pero esto no nos debe detener ya que hay formas creativas de hacer que nuestros sparklines sean de alguna manera “dinámicos”.
Lo primero es mostrarles cómo crear un sparklines, y esto es bastante sencillo, sólo basta tener una serie de datos y mapearla con el sparline. Ojo, que no es un pre-requisito tener los datos en un Pivot Table para poder mapearlo, se puede hacer directamente desde los datos en las celdas de Excel.
El ribbon “Insert” de Excel 2010 nos muestra 3 formas distintas de sparklines:
A continuación agregamos los sparklines a nuestro pivot table de resultados del estado de Pérdidas y Ganancias del 2003:
Adicionalmente tenemos varias opciones de personalizar o mejorar la presentación de nuestros sparlines:
Después de aplicarle alguna de las propiedades a nuestros sparklines, tenemos un efecto visual interesante, mostrando por cada fila de datos, la serie completa de los 12 meses de evolución, en color rojo el punto más bajo alcanzado y en color verde el punto más alto de la serie. Para el caso de contrastar valores positivos y negativos podemos cambiar el tipo de gráfica:
Como dijimos al inicio, la idea de uso de los sparklines, es que se muestren como información complementaria pero poderosa de la representación de un valor. De acuerdo a eso sería ideal poder ocultar los 12 meses de valores y dejar sólamente por ejemplo el valor total de todo el año para la cuenta. Actualmente si ocultamos las columnas con las series (meses), los sparklines desaparecen tambíen (tal vez se esto se trata de un bug), así que se requiere hacer algunos trucos para lograr este efecto.
En mi caso mi idea va por copiar el Pivot Table en una segunda hoja de Excel y referenciarla en los sparklines de la primera. Así en la primera logramos el efecto deseado:
Ahora el tema es que si cambiamos de año usando el filtro de nuestro Pivot Table (por ejemplo al año 2002 o 2004, entonces perderemos la sincronización corracta de los datos con la segunda hoja de Excel que está alimentando nuestro datos ya que estos están apuntando al año 2003 y eso no es nada bueno. Por suerte ya que estamos usando la versión 2010 de Excel y si tuvieron la oportunidad de leer la parte 2 de esta serie, sabrán que los Slicers vienen al rescate ya que estos nos permiten conectar a más de un Pivot Table con el mismo filtro. En este caso reemplazamos nuestro parámetro individual del año de cada Pivot Table por un Slicer conectado a ambos Pivot Tables:
Ahora logramos el efecto deseado, podemos cambiar de año, y automáticamente los 2 Pivot Tables se actualizan y por tanto los sparklines también. De acuerdo a esto, ya saben que pueden agregar más slicers a su Pivot y mantener la sincronización de sus sparklines automáticamente.
Esto es todo por ahora, espero que hayan disfrutado este post.
Alan.
