13 junio 2012

SQL Saturday Puerto Rico 2012: Un Recuento

El pasado 26 de Mayo se llevó a cabo aquí en la Isla del Encanto el evento SQL Saturday Puerto Rico (#106) gracias a PASS y Puerto Rico PASS. Después de poco más de dos semanas de aquel magistral día, recuerdo con gran nostalgia y alegría lo que allí sucedió, pues congregamos a casi 200 personas (197 para ser exactos) en un evento presencial sin precedentes alrededor de SQL Server. Para nuestra comunidad de usuarios esto es significa un gran logro, por tal motivo no podía hacer menos sino que un recuento de cómo llegamos hasta aquí y que a su vez sirva de inspiración a otras personas que están en la misma aventura en alguna parte del mundo.

image

SQL Saturday by PASS

imageSQL Saturday es un evento creado y auspiciado completamente por PASS (Professional Association for SQL Server), la organización matriz a la cuál pertenece nuestra comunidad PRPASS.  Al momento de escribir este artículo, PASS viene organizando ya 166 eventos SQL Saturday en Estados Unidos y en las principales ciudades del mundo (y sigue creciendo!!!). Si dirigen o pertenecen a un grupo de usuarios afiliado a PASS y están interesados en llevar este evento a su ciudad para darle su propio “sabor”, no tienen que hacer más que visitar www.sqlsaturday.com y reservar la fecha.

 

SQL Saturday Puerto Rico

SQL Saturday Puerto Rico presentó a lo largo de todo un día, 15 sesiones de SQL Server divididas, divididas en 3 tracks (DBA, BI y Application Development) para un total de 19.5 horas de entrenamiento gratuito. El keynote de apertura del evento fue presentado por quien escribe representando a PRPASS, Karla Landrum (t @KarlaKay22) Community Evangelist de PASS y de Mario Ochoa, VicePresidente de Aplicaciones de Plataforma de Microsoft Latinoamérica. Karla hizo un breve pero importante resumen de lo que es PASS y los eventos SQL Saturday. Mario presentó un excelente resumen de los pilares sobre los cuales se basa la estrategia de SQL Server 2012 para manejar datos en distintas perspectivas.

IMG_2118IMG_2123IMG_2112IMG_2124IMG_2146IMG_2085

Érase una vez…

La idea de traer SQL Saturday a Puerto Rico, surgió durante la visita de José Luis Rivera (PRPASS Leader), Guillermo Caicedo (Vice-Presidente de PRPASS) y de este servidor (Presidente de PRPASS) a la conferencia anual de PASS, el PASS Summit 2011 en Noviembre pasado. Luego de regresar a Puerto Rico, solicitamos la fecha a través de la página web. Unos días después comenzó la aventura al recibir la llamada de la gran Karla Landrum. Como mencioné anteriormente, Karla es la coordinadora y responsable de brindar todo el apoyo necesario a todo aquel que quiera realizar un evento SQL Saturday. Sin duda alguna, Karla fue nuestra mejor guía y soporte durante toda la planeación e incluso el mismo día del evento en el que nos honró con su presencia. Un millón de gracias Karla!!!

En aquel noviembre, la fecha de mayo 26 se veía bastante lejos, teníamos 5 largos meses para planificar todo pero debo confesar que a partir de aquel día el tiempo se aceleró. La fecha del 26 de mayo fue una decisión de sentimientos encontrados, pues ese sábado era parte de un fin de semana largo, ya que el lunes 28 era feriado en Estados Unidos (y por ende en Puerto Rico). Para Guillermo y para mi, la idea de realizar el evento un fin de semana de ese tipo era pensando en atraer a la mayor cantidad de presentadores de Estados Unidos, ya que ese podía ser un buen atractivo para que no sólo vengan a dar una charla, sino que aprovechen también en tomarse unos días de vacaciones aquí en nuestra isla. El riesgo de esta decisión era sin embargo a que muy pocas personas participen finalmente del evento, pues durante esos días del verano en Puerto Rico, muchos aprovechan en tomarse el descanso merecido y muy pocos querrían saber de SQL en un fin de semana como ese. Pues como ven, nos la jugamos y por suerte o causa del destino, todo marchó de la forma esperada.

WP_000468La segunda decisión difícil fue escoger el lugar del evento, pues en nuestro pensamiento de atraer a la mayor cantidad de personas, seleccionamos el Centro de Convenciones de Puerto Rico (CCPR) como el lugar apropiado, y es que sin duda, si de bellezas arquitectónicas se trata, el CCPR debe ser una de ellas. Como toda decisión, esta también tenía sus dos lados de la moneda. La parte más riesgosa de elegir un lugar tan “fancy” como este, era sin duda el presupuesto requerido para contar con el local pues es bastante costoso relativamente hablando, y más para una comunidad de usuarios sin fines de lucro y que está acostumbrada a hacer sus eventos en las oficinas de Microsoft sin costo alguno.

Call for Speakers

Lo meses pasaban y se iba corriendo la voz, el Call for Speakers estaba abierto y comenzamos a recibir los primeras propuestas con mucha ilusión. Todo esto nos motivaba cada vez más. Al cierre del Call for Speakers recibimos más de 50 sesiones en total donde la gran mayoría provenía de personas basadas en Estados Unidos lo cuál era muy alentador.

Luego del proceso de selección, hicimos un balance requerido para minimizar el riesgo de contar con muchos presentadores foráneos que puedan cancelarnos, así que finalmente las sesiones finales fueron impartidas por 7 presentadores locales (Jose Luis Rivera, Jorge Sánchez, Elizabeth Córdova, Eduardo Sobrino, Ramón Ponte, Guillermo Caicedo y Alan Koo), y 6 presentadores foráneos que gentilmente nos visitaron desde Estados Unidos (Joseph D’Antonhy, Pam Shaw, Bill Pearson III, Max Trinidad y Janis Griffin).

El día antes del evento, tuvimos una reunión de confraternización y para conocerlos en persona en un restaurante de comida típica local. Realmente pasamos un muy buen rato:

WP_000467WP_000466

Gracias a todos nuestros presentadores! principalmente por las ganas de compartir su conocimiento y experiencia de forma desinteresada lo cuál es de mucho valor; y para los que vinieron de afuera, adicionalmente el gastar de su propio dinero (lo cuál no fue poca cosa $$$) para venir y quedarse en Puerto Rico.

Todos nuestros presentadores hicieron un excelente trabajo y mostraron gran disponibilidad para adaptarse a cualquier situación. Así mismo un reconocimiento a parte lo tiene Daniel Lewandosky por acceder a ser nuestro presentador “backup” por si alguno de los “titulares” tenía algún percance inesperado de último minuto. Por suerte no fue necesario recurrir al plan Lewandosky, pero sin duda Daniel se lleva un reconocimiento especial por su humildad para aceptar tan importante rol sin problema alguno.

IMG_2147IMG_2183IMG_2184IMG_2196IMG_2199IMG_2202IMG_2264IMG_2407IMG_2376IMG_2382

Voluntarios

Este evento no hubiese sido posible si no es por los voluntarios que nos apoyaron durante el día del evento y los días anteriores en los preparativos. Dos días antes del evento, nuestros voluntarios nos ayudaron en diversos roles: doblar camisas, preparar las bolsas de los participantes (era 225 bolsas!!!); cargar, subir y bajar cajas, sacar fotocopias, etc.

Durante el día del evento nuestros voluntarios apoyaron en distintos roles, siendo alguno de los principales el registro, la distribución de encuestas en cada sesión, sorteos y manejo del tráfico. La gran mayoría se reportó desde las 6:30am al CCPR, un gran castigo para ser un sábado, pero lo sobrellevaron como unos valientes guerreros!

Espero no dejar de mencionar a ninguno, todos fueron pieza clave para que el evento fluyera como un reloj: Melissa (Esposa de José Rivera), Sugey Távara (mi esposa), Miriel Cardona (Microsoft), Moraima Valle (Correctional Health), Edwin Torres (nuestro fotografo oficial – Nagnoi), Fernando Cuadrado (Nagnoi), Frank Hernandez (Nagnoi), Néstor Santana (Microsoft), Alejandro Ochoa (Microsoft), John Arroyo, Néstor Carmona (SSS Vida), Ricardo Cabrera (Nagnoi), Charles Rodriguez (Nagnoi) y hasta Carlos Juan (roomate de Fernan quien se especializó en doblar t-shirts)!

IMG_1964IMG_1977IMG_2016IMG_2018IMG_2059IMG_2253IMG_2273IMG_2043

El Presupuesto

imageSin duda alguna, esta fue la parte más riesgosa y algo complicada de la planeación del evento (recuerden que ni Guillermo ni yo habíamos hecho un evento de esta naturaleza en nuestra corta vida). No teníamos ni un sólo dólar en nuestra caja y como se estila en cada SQL Saturday, los gastos de este evento debían ser cubiertos vendiendo paquetes de auspicio. Nuestro presupuesto inicial (mal tasado), iba por 8mil dólares. Ilusos nosotros, pues lo que no habíamos estimado correctamente eran las facilidades del Centro de Convenciones. El presupuesto total del evento estuvo alrededor de los 22mil dólares (imagínense qué pequeño desvío).

Después de un arduo trabajo moviendo nuestros contactos conseguimos 1 auspiciador Diamond, 4 Platinum, 2 Gold, 5 Silver y 2 Bronze. Adicionalmente conseguimos 3 auspiciadores de libros y otros regalos (swags). Gracias a todos nuestros auspiciadores por la confianza y el apoyo recibido!.

Gracias especiales a Microsoft Puerto Rico (Maripura y Miriel, esto es por ustedes!), por el gran apoyo recibido no sólo a nivel financiero, sino también con la coordinación y logística del evento. Gracias a Luis Puerta, quien fue nuestro coordinador oficial (auspiciado por Microsoft), quien corrió el evento behind the scenes y se encargó de que todo fluyera como en los grandes eventos que se hacen en Estados Unidos.

El Registro

El registro fue creciendo de manera tímida mes tras mes. Creo que para Enero teníamos menos de 100 personas registradas, lo cual empezaba a ponernos un poco nerviosos pues teníamos una meta interna de convocar a 300 personas como mínimo. Para correr la voz y aumentar el registro usamos distintos canales: Twitter, Facebook, nuestro eventos mensuales presenciales y cualquier otro evento en el que nos dieran 5 minutos de espacio para promocionar nuestro evento (Guillermo, quien además se graduó como artista gráfico, diseñó unos volantes – flyers – para distribuirlos por todos lados).

IMG_2034Ya para el mes de abril teniamos alrededor de 250 personas, y seguían aumentando diariamente a un mayor ritmo. Los primeros días de mayo teníamos cerca de 270 registrados. Para poder contribuir al costeo del evento, requerimos a los asistentes una cuota para subvencionar su almuerzo (lunch fee) de $10. Esto también lo usamos como un buen indicador para estimar cuántas personas finalmente llegarían al evento (el que pagaba los $10 tenía muy alta probabilidad de llegar versus el que no lo hacía).

Luego de cuadrar los números de acuerdo a los auspicios recibidos, tuvimos que limitar la capacidad del evento a no más de 225 personas (el website del evento ayuda a controlar esto), pues el CCPR nos cargaba más de $40 por cada persona, lo cuál fue la razón para no poder atraer una mayor cantidad de personas (estábamos seguros de llegar a más de 300 personas). Debido a esto tuvimos que ir “afinando” la lista final de registrados, quedándonos sólo con las personas que hayan pagado su derecho de almuerzo. Con esto llegamos a tener una lista total de 225 personas.

Como mencioné al inicio de este artículo, el día del evento recibimos finalmente 197 asistentes quienes comenzaron a llegar al CCPR desde las 7:30 de la mañana. Para hacer el registro utilizamos la funcionalidad de Speed Pass que provee el website de SQL Saturday, con el cual el participante imprime todo su material (rifas e identificación) desde la comodidad de su casa teniendo así un registro rápido el día del evento. De todas maneras tuvimos también toda esta papelería pre-impresa en caso de que la persona no los haya traído. Lo importante es que con esta estrategia nos evitamos tener que imprimir en la misma mesa de registro y evitar la congestión. Sólo había que buscar el nombre de la persona, darle su bolsa del evento (incluido la camiseta oficial) y el material pre-impreso. Cuatro estaciones (laptops) para el registro durante la hora de apertura fue necesario para evitar mayores complicaciones:

IMG_1969WP_000450

El Cierre

IMG_2405Fue toda una sorpresa y emoción total llegar al final del evento, aproximadamente a las 6:15pm, y ver que el auditorio seguía lleno, pues muchos creían que la gente no aguantaría un sábado hasta esa hora.

Más allá de las atractivas rifas preparadas por nuestros auspiciadores para el final del evento, creo que la mayoría se quedó porque disfrutó del mismo y encontró valor en cada una de las sesiones presentadas. Adicionalmente hubo varios “suertudos” que se llevaron un teléfono Windows Phone, un Kindle Fire, una licencia de Office 2010, una tarjeta de regalo de $100 y otros regalos para nada desdeñables.WP_000462

Sé que este post ha sido algo largo, pero espero que lo hayan disfrutado como yo. No me quedan palabras para agradecer nuevamente a las 197 personas que asistieron y a todas las demás que de una u otra forma participaron del evento.

Para nosotros fue una gran satisfacción ver nuestro sueño de SQL Saturday Puerto Rico hecho una realidad y que la gran mayoría lo haya disfrutado al máximo y sacara buen provecho alineado totalmente con los objetivos de nuestra comunidad Puerto Rico PASS: Aprender (Learn), Compartir (Share), Conectarse con otras personas (Networking), Mejorar (Improve) y Crecer (Grow)!!!

IMG_2092Gracias especiales a Guillermo por todo su apoyo incondicional y gran talento, Guillermo ha venido a inyectar a nuestro Capítulo sangre fresca y de la más alta calidad para beneficio de todos los miembros y crecimiento del mismo.

El pasado sábado 26 de Mayo terminamos casi desmayados pero sin duda alguna con todas las ganas al tope para comenzar a pensar en SQL Saturday Puerto Rico 2013!!!. Mientras tanto, si están en Puerto Rico, no dejen de visitarnos en nuestras sesiones mensuales en las oficinas de Microsoft, todos los jueves de fin de mes como es ya costumbre.

Si se quedaron con las ganas de más fotos (seguro que sí), pueden verlas todas en nuestra página de Facebook (www.fabook.com/prpass), aquí la última (de este post) para el recuerdo:

 image

Alan

No hay comentarios: